下面這些問題有助于構建活動愿景、確定出客戶心中的重點、并針對制訂預算提供指導。一些支出項目雖然貌似無關緊要，但是如果在 活動策劃 的初始階段沒有計入預算，就會迅速給總預算增加幾千甚至幾十萬美元的意外支出，例如大規模安裝時涉及到的工會成本。 問卷調查打開了與客戶溝通的渠道，它將幫助你制定決策、確定活動的重要元素，并找到符合活動預算的方案。
活動策劃前期需要完成的細節內容
一、活動日期
活動在哪一年舉辦?
計劃在什么季節舉辦活動?
進行活動策劃的期限是多久?
計劃把活動定在星期幾?
活動最好在幾點鐘開始?
活動的季節、月份、日期、時間是否會對客人出席活動有影響?
二、貴賓
活動中邀請了哪些貴賓?(這可能會增加豪華套間、豪華轎車等項目的費用，必須將其計入預算。
三、受邀客人
預計有多少客人參加活動?
是否允許客人攜帶一位伙伴?
受邀客人在什么年齡段?
受邀客人中是否有兒童?
客人是否有特殊需求，例如需要使用殘障設施?
受邀客人是否住在外地?
是否需要招待外地客人并將款待他們的時間在活動前后分別延長?
四、請柬
請柬款式不限，還是想使用某些特別的款式?
五、活動場地
舉辦活動的地點在哪里?
活動是室內還是室外?
是正式活動、休閑活動還是節慶活動?
客人的著裝。
活動地點與客人住宅的距離。
六、活動布置
客人到達活動會場時，對會場的第一印象如何?隨著活動的進行，是否會有任何變動?
七、音樂
選擇什么音樂作為迎賓曲?什么音樂作為活動中的伴奏樂?(這樣可以確定對活動空間的要求，例如，是否需要留出樂隊的位置等)
八、燈光照明
燈光應該營造什么氛圍?
房間里應該洋溢著什么氣氛?
舞臺采用何種照明方式?
九、迎賓
采取何種迎賓方式?客人前往活動會場的方式是自行前往還是派車去接?客人是乘坐豪華轎車還是其他交通工具?
十、攝影
攝影、攝像、網上直播是否夠專業?
由誰負責攝影、攝像、網上直播的工作?
攝像的背景是什么?
十一、活動流程
活動中最重要的因素是什么?
活動如何展開?
活動持續的時間是多久?
十二、活動房間的要求
房間如何布置?
活動是否不需要客人就座，僅需個別作為以備不時之需?
活動是否需要準備桌椅，安排客人就座?
如果要提供晚餐，是讓客人隨意就座，還是為客人安排固定座位?
用餐是傳統式還是自助式?需要服務生上菜還是自己去取?
是在房間內配備吧臺，還是由服務生送酒水?
是否需要上臺進行講話、演奏、主持或娛樂?
是否安排了跳舞?
是否需要視聽設備，例如背投、等離子電視等?這些設備是否會影響對房間大小的要求?
十三、視聽設備
是否有人發言?
是否需要講臺或話筒?
在視聽方面是否有任何要求?
十四、餐飲
活動中提供哪類酒水?
吧臺的酒水是免費還是自費?
活動中提供哪種類型的食物?
十五、活動散場
在活動結束時是否要安排插放特定旋律的樂曲或盛大的閉幕式
