會(huì)議策劃是會(huì)議的生命力所在，獨(dú)具匠心的策劃師會(huì)議成功的前提。活動(dòng)策劃包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公關(guān)關(guān)系、媒體報(bào)道。
我們將根據(jù)會(huì)議的級(jí)別和具體情況，首先做好會(huì)議主題的擇定，主調(diào)是嚴(yán)肅或者活潑。再根據(jù)不同的會(huì)議模式，做好會(huì)議議程的安排。包括會(huì)議場(chǎng)地的篩選，分會(huì)場(chǎng)的設(shè)置。同時(shí)安排好會(huì)場(chǎng)的布局，設(shè)計(jì)好所有的需要，并提供會(huì)議所需的設(shè)備，提前進(jìn)行安裝調(diào)試，確保會(huì)議的順利進(jìn)行。
在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，如果您有任何細(xì)節(jié)上的變動(dòng)或者需要，我們會(huì)根據(jù)您的要求，制定相關(guān)的方案，做好協(xié)調(diào)，以達(dá)到會(huì)議的預(yù)期目的。
對(duì)于重大會(huì)議的召開(kāi)，我們會(huì)請(qǐng)來(lái)相關(guān)媒體，擴(kuò)大會(huì)議知名度，讓整個(gè)會(huì)議圓滿落幕。
會(huì)議策劃流程：
1、搞清楚想法
會(huì)議有各種類型，不同的會(huì)議需要不同的環(huán)境，召開(kāi)會(huì)議是要達(dá)到一定的目的和目標(biāo)。因此第一個(gè)重要步驟是問(wèn)清楚會(huì)議主辦方的想法、目的、預(yù)算方方面面的信息，通過(guò)收集這些信息將避免下一步的策劃構(gòu)思偏離方向。
2、搞清楚思路
從秘書(shū)到公司總裁，每個(gè)人多多少少都可能會(huì)參與會(huì)議的籌劃，只不過(guò)有人是專職從事這項(xiàng)工作，有的是兼任此職，但無(wú)論參與者有多少，一定要確認(rèn)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，想清楚策劃的步驟、時(shí)間推進(jìn)節(jié)點(diǎn)、人員的分工。如果思路不清晰，經(jīng)驗(yàn)不到位，往往從策劃的一開(kāi)始，就會(huì)在眾多的意見(jiàn)、指導(dǎo)中迷失方向。
在你籌劃的思路理清后，你最好向上司、會(huì)議主辦人或會(huì)議主席描述一下會(huì)議的目的和要求達(dá)到的結(jié)果，如果你們的意見(jiàn)相符，你就可以做下一步的籌劃了。
3、會(huì)議地址的選擇
會(huì)場(chǎng)的選擇，直接關(guān)系到會(huì)議的風(fēng)格、形式、規(guī)模、預(yù)算和檔次，這也是隨后進(jìn)一步策劃方案的基礎(chǔ)，選擇一個(gè)能讓會(huì)議組織者和與會(huì)者都能滿意的會(huì)議場(chǎng)所非常重要，面對(duì)眾多的場(chǎng)所，到底怎樣去選擇呢？
改革開(kāi)放后，人民大會(huì)堂開(kāi)始面向商業(yè)活動(dòng)開(kāi)放。為了突出會(huì)議的權(quán)威性，彰顯企業(yè)的高端形象，建議企業(yè)舉行重大會(huì)議活動(dòng)選擇高端場(chǎng)地。
組織接待服務(wù)
總結(jié)我們提供會(huì)議服務(wù)的經(jīng)驗(yàn)，一般而言，您的會(huì)議確定以及成功舉行，大多經(jīng)過(guò)以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
會(huì)前服務(wù)
會(huì)前工作是整個(gè)會(huì)議接待的開(kāi)始，是確保整個(gè)會(huì)議接待順利進(jìn)行的前提條件。其主要內(nèi)容如下：
1、會(huì)議籌辦方與主辦者洽談。
2、會(huì)議籌辦方向主辦方提供會(huì)議接待策劃方案和報(bào)價(jià)。
3、會(huì)議籌辦方邀請(qǐng)會(huì)議主辦者實(shí)地考察會(huì)議舉辦場(chǎng)所。
4、會(huì)議籌辦方與會(huì)議主辦者確認(rèn)會(huì)議接待方案。
5、會(huì)議籌辦方與會(huì)議主辦者簽訂會(huì)議接待標(biāo)準(zhǔn)合同。
6、會(huì)議籌辦方確認(rèn)會(huì)議主辦者預(yù)付會(huì)議訂金事宜。
7、會(huì)議籌辦方在會(huì)議舉辦前制定會(huì)議工作人員服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)條例及會(huì)議接待手冊(cè)。
8、準(zhǔn)備會(huì)議資料。（含代邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會(huì)議配套的商務(wù)服務(wù)及公關(guān)禮儀、翻譯、通訊及文秘服務(wù)。）
會(huì)中服務(wù)
1.會(huì)議接待：專人負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)，車站的禮儀、接站、攻關(guān)等服務(wù)。提前在酒店、會(huì)議室擺放好歡迎調(diào)幅、歡迎牌、簽到臺(tái)、指示牌等。
2.會(huì)前準(zhǔn)備：準(zhǔn)備好會(huì)議所需要的會(huì)議資料，會(huì)議用品，會(huì)議演講稿等會(huì)議相關(guān)物品。
3.會(huì)議場(chǎng)所：專人到會(huì)議室檢查會(huì)議室條幅、燈光、音響、茶飲等。
4.會(huì)議住宿：房間樓層及房間號(hào)確認(rèn)，詢問(wèn)是否有特殊要求。
5.會(huì)議餐飲：用餐時(shí)間、用餐標(biāo)準(zhǔn)及特殊客人（回民）的確認(rèn)。
6.會(huì)議旅游：旅游線路行程、用車、導(dǎo)游是否增加景點(diǎn)等確認(rèn)。
7.會(huì)議娛樂(lè)：娛樂(lè)消費(fèi)形式、消費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、娛樂(lè)地點(diǎn)的確認(rèn)。
8.會(huì)議服務(wù)：會(huì)議代表合影留念、為代表提供文秘服務(wù)及相關(guān)服務(wù)。
會(huì)后服務(wù)
會(huì)后工作是整個(gè)會(huì)議接待的收尾階段，很多會(huì)議公司對(duì)該環(huán)節(jié)缺乏錯(cuò)誤的理解，任務(wù)現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議結(jié)束意味著會(huì)議接待也就完了，其實(shí)不然，會(huì)議之后還有一些很重要的工作要進(jìn)行，其主要內(nèi)容如下：
1、會(huì)務(wù)服務(wù)的總結(jié)、評(píng)估、會(huì)議代表的意見(jiàn)反饋及處理工作。
2、會(huì)議資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報(bào)道資料的匯總結(jié)書(shū)工作及印刷代表通訊錄。
3、與會(huì)議主辦者的費(fèi)用結(jié)算工作。
4、歡送代表工作，如送機(jī)。
主要程序?yàn)椋?/p>
策劃：我們提供會(huì)展企劃代理，告訴我們你的想法或者點(diǎn)子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮?huì)議回執(zhí)，我們過(guò)去的成功經(jīng)驗(yàn)，都將成為您成功舉辦會(huì)議的基礎(chǔ)。
咨詢：在此階段，我們將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出預(yù)案供選擇、推薦合適的會(huì)議型酒店、餐飲場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)議交通流程、待流程等。
考察：在雙方進(jìn)一步取得互信后，我們會(huì)安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟峁┑木频辍?huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛及所需的設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
確定：這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書(shū)面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。執(zhí)行：嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開(kāi)暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書(shū)面承諾原來(lái)協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來(lái)允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
結(jié)算：雙方財(cái)務(wù)人員認(rèn)真核對(duì)各類單據(jù)，嚴(yán)格按照協(xié)議執(zhí)行核算。
設(shè)備租賃
設(shè)備租賃是設(shè)備的使用單位向設(shè)備所有單位（如租賃公司）租賃，并付給一定的租金，在租賃期內(nèi)享有使用權(quán)，而不變更設(shè)備所有權(quán)的一種交換形式。
杭州伍方會(huì)議服務(wù)公司為您提供會(huì)議拓展、展覽活動(dòng)所需的大部分設(shè)備和設(shè)施的租賃和現(xiàn)成操作與技術(shù)維護(hù)服務(wù)。我們的設(shè)備均為世界一流品牌，并且定期更新以保持最佳效果。穩(wěn)定而優(yōu)良的設(shè)備性能以及專業(yè)的現(xiàn)場(chǎng)操作與維護(hù)，將為您的會(huì)展活動(dòng)的成功奠定基礎(chǔ)。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)：電腦、投影儀及屏幕、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)
會(huì)議室設(shè)備及輔助：音、視頻會(huì)議系統(tǒng)、同聲傳譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)速記設(shè)備、電視機(jī)、VCD、DVD
廣告展示宣傳設(shè)備：易拉寶、展架、展區(qū)展臺(tái)
舞臺(tái)、燈光音響設(shè)施：舞臺(tái)設(shè)計(jì)搭建、音響設(shè)備、各種燈具、特色演出團(tuán)體
攝影、攝像器材：專業(yè)攝影、攝像機(jī)，水下拍攝
其他特殊要求設(shè)備：試車場(chǎng)、移動(dòng)廁所、碼頭集裝箱
會(huì)議禮品定制
會(huì)議禮品是有關(guān)單位在會(huì)議場(chǎng)合為了加強(qiáng)與彼此之間的感情及商務(wù)交流贈(zèng)送給對(duì)方的紀(jì)念性禮品。一般都帶有主辦單位名稱及標(biāo)志。因?yàn)橐酝蛻舻囊恢路磻?yīng)，會(huì)議結(jié)束要給會(huì)議參與者留下一個(gè)美好的會(huì)議，那最好的形式就是給大家送一個(gè)根據(jù)本次會(huì)議的主體相一致的定制禮品，所以現(xiàn)在每次會(huì)議都會(huì)有相應(yīng)的紀(jì)念品，我們寶侖會(huì)議服務(wù)公司為您準(zhǔn)備多種多樣，極富江南風(fēng)情的特色產(chǎn)品。有美輪美奐的南國(guó)珠寶，有細(xì)致精巧的工藝雕塑，有絢麗多姿的江南服裝，每一樣都能作為會(huì)議的永久紀(jì)念，給您帶來(lái)江南小鎮(zhèn)的味道。
會(huì)議禮品分類：
1、紀(jì)念品
主要有不同形狀的仿水晶制品、卡通公仔、木雕、工藝擺件、精美模型、工藝飾品等不同產(chǎn)品。適用于企業(yè)發(fā)布會(huì)、大型開(kāi)放式集會(huì)性活動(dòng)普通新聞媒體記者、普通參會(huì)嘉賓、個(gè)別答題或中獎(jiǎng)的普通觀眾。
2 、辦公用品
主要有系列的高檔產(chǎn)品：如商務(wù)包、電腦包、真皮名片夾、水晶名片夾、水晶筆筒、水晶臺(tái)歷、領(lǐng)帶、精美錢(qián)包、皮帶、鋼筆等。還可定制U盤(pán)、精美的娛樂(lè)播放器、數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦等等。這些產(chǎn)品辦公使用性很強(qiáng)，非常有利于受贈(zèng)人在日后的工作和生活中反復(fù)使用，其最大優(yōu)勢(shì)就是，觀瞻率和反復(fù)使用性高、記憶性強(qiáng)。適用于高端VIP宴會(huì)、高端商業(yè)會(huì)議論壇少數(shù)會(huì)議貴賓等。
3、休閑用品
主要有旅游套票、電影套票、精美漁具、精美紫砂陶、休閑沙灘椅、運(yùn)動(dòng)器械組合包（羽毛球拍、網(wǎng)球拍、乒乓球拍、握力棒等）。適用于規(guī)格偏高的，休閑娛樂(lè)度假場(chǎng)合召開(kāi)的研討會(huì)、沙龍會(huì)、筆會(huì)等。
4 、贊助物品
主要有高檔紅酒、白酒、禮品煙、茶葉、茶具等高端產(chǎn)品，還有鈞瓷擺件、真皮行李箱、襯衫、保健枕頭、家居服、羽絨服等等，從上述產(chǎn)品的形態(tài)來(lái)看，一般都不是主辦方直接采購(gòu)的禮品，往往是贊助商提供，再由主辦方轉(zhuǎn)贈(zèng)給現(xiàn)場(chǎng)嘉賓和觀眾。適用于會(huì)議規(guī)格高、大、雜的大型商業(yè)性會(huì)議論壇，會(huì)場(chǎng)人數(shù)較多，禮品則主要贈(zèng)予核心貴賓和部分特定人群。
5 、抽獎(jiǎng)物品
主要有數(shù)碼相機(jī)、筆記本電腦、高檔手機(jī)、無(wú)線光電鼠標(biāo)、車用GPRS、MP3、MP4等等數(shù)碼電子物品，這些通常是主辦方，為了答謝經(jīng)銷商或者客戶給與的一種明目張膽的賄賂行為，主辦方往往會(huì)用有意無(wú)意的暗箱行為，把合適的禮品適時(shí)地獎(jiǎng)給合適的人，以此來(lái)活躍現(xiàn)場(chǎng)氣氛，以此達(dá)到感謝客戶的目的。適用于大型酒會(huì)、經(jīng)銷商會(huì)、客戶答謝會(huì)、企業(yè)年度盛典對(duì)主辦方有特殊貢獻(xiàn)的特殊人群。
