我們根據是時間的推進將一個活動項目的管理劃分為一系列不同的階段，即初始階段、策劃階段、籌備階段、活動進行階段和活動收尾階段五個階段。每一階段對應不同的工作范圍和職能。
如何分階段進行活動策劃項目管理？
1、初始階段
項目管理的初始階段的第一個步驟是活動的創意，以及對活動目標的設定。同時在這一階段也可能包括市場調研和可行性研究，如建議中的活動舉辦地點、日期、可能的贊助者和支持者、大概的預算、可能的風險、活動及活動后勤保障所需要的管理等等。在初始階段結束時，將對是否承接或舉辦該活動做出決定。
2、策劃階段
項目管理的第二個階段是項目策劃。策劃就是預測和決定一項活動都需要哪些內容和工作，以及如何讓這些活動內容和工作揉合在一起。
3、籌備階段
籌備階段就是活動的準備階段，根據活動策劃方案進行資源的調度和內容的準備。這一階段的特點是：
對各項策劃或計劃的應用與落實
監督和控制
在比較計劃和現實的基礎上，做出決定
向利益相關者們報告工作的進度
進行風險控制的管理
4、活動進行階段
在傳統的項目管理中，前三個階段就已經是對項目任務的完成。活動是非物質性的資產，所以不會像一棟建筑物那樣在完成任務后被交接，而是活動上演的時候也是交接的時候，但這個時候的產品并為最終成型。基于這個原因，我們認為在活動的項目管理過程中加入一個活動的進行階段是非常必要的。
5、收尾階段
這一過程包括對活動現場的清理和其它管理方面的善后工作。
根據以上階段的劃分，我們再明確各階段的目標和任務，并將責任落實到人，就可能大大減少操作中的失誤，活動策劃，并可以節約人力資源。有時候需要我們一個月同時運作三四個大型活動，這種分階段的項目管理模式能大大提高生產效率降低差錯率，確保活動的圓滿完成。
